VALKUILEN versturen electronische nieuwsbrieven

Zorg ervoor dat alleen uw organisatie toegang heeft tot het adressenbestand van de nieuwsbrief. Stichting GeefGratis raadt zelfs aan het adressenbestand NOOIT op een online webserver te laten staan vanwege het feit dat privacy gevoelige informatie van de abonnees online in een database wordt opgeslagen met alle mogelijke risico's vandien indien deze privacy gegevens in handen van "anderen" komen.

In verband met de privacy gegevens van abonnees is het raadzaam het abonneebestand alleen op uw eigen webserver te hebben staan mocht dit al noodzakelijk zijn. Het online hebben staan van het abonneebestand op een andere server dan die van uzelf kan grote gevolgen met betrekking tot de privacy gegevens van derden (particulieren). Zo zijn veel organisaties ingericht op het zoveel als mogelijk verzamelen van naw gegevens van particulieren om deze voor andere doeleinden te gebruiken. Het opslaan van abonneegegevens op de nieuwsbrief van uw organsiatie bij een provider of een goede doelen portal zorgt er dus voor dat deze informatie ook toegankelijk is voor de internet provider of de organisatie achter een goede doelen portal. Daarnaast kan in het ergste geval het zover komen dat andere goede doelen aangesloten bij een portal site bij uw abonneegegevens kunnen. Stelt u zich eens voor wat dit voor uw organisatie kan betekenen! Informatie over de abonnees (waarschijnlijk zijn dit in de meeste gevallen ook uw donateurs) kan in handen vallen van andere charitatieve instellingen met dezelfde doelstellingen als uw organisatie. Wat als er iets misgaat met de webserver waar het online adressenbestand staat? In het ergste geval betekent dit: "Weg alle abonnees op de nieuwsbrief!".

Zorg dat uw organisatie dus zelf de electronische nieuwsbrief opstelt, verstuurt en het adressenbestand offline wordt beheerd. Maar hoe doen we dit zal u zich nu afvragen? Er zijn 4 mogelijkheden:

1. Aanschaf nieuwsbrieven pakket. Dit is de simpelste oplossing maar kost uw organisatie geld en tijd om zo'n pakket onder de knie te krijgen.

2. Uw organisatie programmeert het zelf! Dit is de meest ideale oplossing maar niet iedere organisatie heeft een webontwikkelaar in dienst die dit voor uw organisatie kan programmeren.

3. Uw organisatie laat het door een extern bedrijf voor u op maat programmeren. Dit is waarschijnlijk de duurste oplossing en uw organisatie wordt afhankelijk van dit bedrijf daar er bij iedere kleine aanpassing weer aangeklopt moet worden bij het bedrijf die dit voor u heeft geprogrammeerd.

4. Uw organisatie maakt gebruik van de volledig gratis mogelijkheid tot het versturen van nieuwsbrieven. Dit is natuurlijk de goedkoopste oplossing alleen kost het uw organisatie tijd om een en ander onder de knie te krijgen, alhoewel dit natuurlijk voor iedere oplossing geldt.

Wat is mooier dan gepersonaliseerde electronische nieuwsbrieven versturen aan abonnees die hebben aangegeven alleen over bepaalde informatie een nieuwsbrief te willen ontvangen? Eigenlijk niets, dit is precies wat uw organisatie wil. Tip 4 is de meest ideale vorm van electronische nieuwsbrieven versturen echter zal dit ook de meeste tijd vergen om dit binnen uw organisatie voor elkaar te krijgen. Laat abonnees zich bijvoorbeeld inschrijven op bepaalde projecten die uw organisatie uitvoert e.d.

Hou het versturen van electronische nieuwsbrieven simpel als u er net aan begint. Zodra u meer ervaring krijgt met het versturen van nieuwsbrieven kan uw organisatie extra mogelijkheden toe gaan voegen.

Voordat uw organisatie de nieuwsbrief gaat versturen is het zaak de nieuwsbrief (definitieve opmaak) eerst aan uzelf te versturen (test emailadressen) om u er van te verzekeren dat de nieuwsbrief goed verstuurd gaat worden. Niets is vervelender dan een nieuwsbrief waarin de links niet werken of de plaatjes niet getoond worden of de opmaak helemaal verkeerd is.

Uw organisatie moet de abonnees ALTIJD! de mogelijkheid geven zich uit te schrijven op de nieuwsbrief. Indien u deze optie achterwege laat doet uw organisatie vanaf dat moment aan SPAM! met alle mogelijke gevolgen vandien. Zorg er voor dat het uitschrijven ook correct plaatsvindt, zodat iemand die zich heeft afgemeld niet opnieuw de nieuwsbrief ontvangt zodra u deze weer gaat versturen.

Wij hopen met deze tips uw organisatie voldoende informatie te hebben gegeven over het versturen van electronische nieuwsbrieven en de mogelijke valkuilen hierbij. Op de helpdeskpagina's van allegoededoelen.nl is na te lezen hoe uw organisatie met 1 simpel (pop3) emailadres dus zelf electronische nieuwsbrieven kan versturen, abonnees zich automatisch kunnen aan- of afmelden en met 1 druk op de knop een gepersonaliseerde nieuwsbrief naar alle mogelijke abonnees verstuurd kan worden! Belangrijkste tip is dat uw organisatie het versturen van een electronische nieuwsbrief beter zelf kan doen en het beter is dit nooit uit te besteden of te laten werken via een andere webserver dan uw eigen webserver, mocht dit laatste al noodzakelijk zijn!

Geinteresserd geraakt in het versturen van digitale nieuwsbrieven? Log in via http://www.allegoededoelen.nl (alleen toegankelijk voor aangesloten goede doelen bij Stichting GeefGratis) en bekijk de online cursus gratis nieuwsbrieven versturen.